Una realidad a la que deben enfrentarse muchos empresarios de Colombia y del mundo entero hoy en día, es al rediseño de sus oficinas corporativas con el fin de evitar focos de contagio a su interior y así evitar el cierre de las mismas por parte de los entes gubernamentales al regreso de sus colaboradores.
Algunas organizaciones han decidido no asumir este reto y más bien reducir los costos que derivan de una actividad como esta. De tal manera, que ahora se encuentran finalizando contratos de arrendamiento, vendiendo o arrendando sus anteriores espacios corporativos, potenciando el home office y en algunos casos migrando pequeños equipos a espacios de coworking cercanos a sus casas. Asimismo, han establecido que estos lugares serán sus nuevos puntos de encuentro para citas con clientes, proveedores, juntas y equipos de trabajo.
Según un reciente artículo de McKinsey Company el COVID-19 además de desafíos humanos sin ningún precedente. Las compañías en la búsqueda de proteger a sus colaboradores han migrado a modelos de trabajo que jamás habían imaginado. Por ello, muchas deberán repensar cómo se va a realizar el trabajo al regreso a las oficinas corporativas o espacios de coworking por parte de sus empleados.
Sin embargo, existe un reto aún más grande al que deben enfrentarse los empresarios más allá de rediseñar un espacio que cumpla con las políticas de distanciamiento social y es reimaginar cómo será la vida laboral de sus miembros de ahora en adelante.
Esta no es una tarea fácil y menos en un momento de tensión por múltiples factores en el que debe primar la protección de la salud de las personas. En este orden de ideas, lo primero que debe suceder es un cambio profundo en el paradigma de muchos empresarios y organizaciones que miden la productividad y el desempeño en términos de horas presenciales. Este no es un tema que sólo debe evaluarse a la luz de el tiempo que han estado los empleados en casa, pues no todos cuentan con las condiciones necesarias para adelantar en casa un trabajo productivo y no es un modelo que en definitiva funciona para todo el mundo.
Todas las organizaciones son diferentes, con personas y culturas diversas. Por tanto, no se debe generalizar ni predecir un modelo de vida laboral aplicable para todos. Es un ejercicio individual en el que se deben examinar todo tipo de variables. Para ello, el artículo en mención sugiere cuatro pasos que se pueden considerar para establecer un cambio que impacte positivamente en la vida organizacional y por supuesto, en la salud y bienestar de los seres humanos que la integran.
En primer lugar, las organizaciones deben reconstruir cómo se hace el trabajo identificando los procesos más importantes para su negocio, etapas de cada proyecto, las particularidades de cada una de sus unidades y de sus sucursales.
Un ejercicio que no debe faltar en este paso es reflexionar sobre el propósito, el esquema de valores y en general todos los componentes de su cultura organizacional. Es también igual de importante considerar si sus segmentos de mercado han cambiado sus comportamientos y por ende se deban hacer ajustes que impacten en la vida laboral y cultural de la nueva organización.
Es importante que tanto los líderes como sus colaboradores entiendan que no se puede regresar al mismo esquema que se tenía antes de la pandemia.
y aquí vamos con el segundo paso que plantea el artículo de McKinsey, y es el de decidir si el “trabajo va a las personas” o las “personas vienen al trabajo”. Aquí lo más importante es hacer una reclasificación de roles por segmentos de empleados considerando el valor que el trabajo remoto podría ofrecer. Definir claramente cual colaborador puede trabajar totalmente remoto, remoto híbrido con oficina y quienes en definitiva deben estar 100% en el sitio, sea oficina corporativa o coworking como espacios de operación organizacional.
El tercer paso, invita a rediseñar el lugar de trabajo para apoyar las prioridades de la organización, esto para quienes en definitiva optarán por seguir usando sus sedes corporativas. Quienes se deciden en este caso por el coworking, deberán pensar cuál de estos espacios potencia las capacidades de su equipo y les permitirá seguir trabajando alineados con el propósito y la cultura organizacional.
Para quienes rediseñan sus espacios corporativos, estas son algunas de las preguntas que pueden hacerse son: ¿Debería el 80%de la oficina estar dedicada a salas de colaboración? ¿Deberíamos pedir a todos los empleados que trabajen en cubículos y que rara vez tienen que asistir a reuniones grupales o que mejor trabajen desde sus hogares? Si se necesita espacio de oficina solo para aquellos que no pueden hacerlo, ¿son los espacios de trabajo cerca de donde los empleados viven una mejor solución?
Para mantener la productividad, la colaboración, el aprendizaje y preservar la cultura corporativa, los límites entre estar físicamente en la oficina y fuera de la oficina deben estar claramente establecidos y comunicados a los segmentos de colaboradores para evitar colapsos y en el peor de los casos de contagio al interior de la organización.
Finalmente, el cuarto paso a considerar no es solo el de cambiar el tamaño de la oficina de forma creativa, es mucho más importante y en lo que puede estar el verdadero valor de esta transformación generar procesos inteligentes de adaptación al cambio que no sólo favorezca la optimización de recursos económicos sino un repotenciamiento del capital humano dentro de un nuevo esquema de vida laboral.
Adriana Gutiérrez Ramírez
Comunicadora organizacional especialista en marketing
Fundadora Bloom Ecoworking
adrianagutierrez@bloomcoworking.com.co